Fair Principle 4: De contractvoorwaarden moeten duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Zij mogen niet eenzijdig worden gewijzigd.

“Eenvoud is de ultieme verfijning” (Leonardo da Vinci) en “In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister” (Johann Wolfgang von Goethe) zijn uitspraken van wijze Europeanen. De door de leveranciers voorgestelde voorwaarden zijn complexe juridische documenten met meerdere pagina's die in het geheel niet uitblinken in eenvoud, woorden gebruiken die voor interpretatie vatbaar zijn en meestal erg eenzijdig zijn. Ze staan ​​in schril contrast met de gebruiksvriendelijkheid en eenvoud van de respectievelijke software- en cloudoplossingen.

Contractuele voorwaarden worden geschreven en overeengekomen in algemeen begrijpelijke en ondubbelzinnige taal. Termen met een hoofdletter verwijzen naar een expliciete definitie in de overeenkomst. Als termen geen hoofdletters hebben, verwijzen ze naar een generiek, niet-eigendomsgebruik van het woord in de gewone taal. Definities zijn zodanig helder en beknopt dat de ondertekenende partijen hun verplichtingen kunnen bepalen. Organisaties sluiten contracten met verschillende leveranciers, maar er is geen consistentie in de contractvoorwaarden tussen hen.

De algemene voorwaarden moeten ten minste betrekking hebben op: metriekdefinitie, oplossingsbeschrijvingen, beperkingen, termijn- en beëindigingsrechten (inclusief exitclausule), kennisgeving van jaartermijn en verlenging, verantwoordelijkheden en beperkingen. Het kan leveranciers worden toegestaan ​​wijzigingen aan te brengen in de taal van de overeenkomst, op voorwaarde dat er geen materiële of financiële nadelige gevolgen zijn voor de organisaties die contracten aangaan, gewoonlijk de klant genoemd, en de klant wordt vooraf op de hoogte gebracht met de mogelijkheid om te beoordelen en te weigeren de veranderingen.

Onderhandelen over voorwaarden heeft een reden. De algemene voorwaarden zijn geschreven en overeengekomen, zodat ze statisch worden gemaakt in het toepasselijke contract, de aankoopvoorwaarden of een bijlage hierbij. De algemene voorwaarden kunnen worden gevonden in een hoofdovereenkomst, raamovereenkomst, licentieovereenkomst of een onderliggend bestelformulier, inkoopdocument dat verwijst naar de structuur van de hoofdovereenkomst. De praktijk om te verwijzen naar algemene voorwaarden door te verwijzen naar een website of online locatie, URL-voorwaarden, dient uitdrukkelijk door beide partijen worden overeengekomen, aangezien de klant geen controle heeft over eenzijdige wijzigingen of updates van de algemene voorwaarden.

Verkopers hebben regelmatig contact met hun klanten via gebruikersgroepen en andere kanalen om ervoor te zorgen dat de functionaliteit en roadmap van hun oplossing blijven voldoen aan de behoeften van de klant. Een soortgelijk interactief proces moet worden opgezet rond het gebruik van deze bedrijfssoftware of cloudservices-oplossing. Alleen een interactief proces tussen de advocaten en technici van beide partijen zal ervoor zorgen dat het vierde ‘fair principle’ wordt bereikt; contractuele voorwaarden moeten duidelijk, ondubbelzinnig en niet eenzijdig te wijzigen zijn.