Effectieve besluitvorming voor de hele portfolio

Bijeenkomsten die vanuit het CIO Platform Nederland worden georganiseerd staan 100% in het teken van het in vertrouwen uitwisselen van kennis en ervaring vanuit de eigen dagelijkse praktijk. Deelnemers aan de diverse bijeenkomsten zijn vakgenoten werkzaam bij de 110+ lidorganisaties van de vereniging CIO Platform Nederland. Tijdens de bijeenkomst van de Kennisgroep Portfoliomanagement op 14 februari jl. werden best practices rondom de governance van IT gedeeld. 

Op deze donderdag waren we met de club van Portfoliomanagers bijeen op de charmante zolderkamer van het Stadhuis van de Gemeente Rotterdam aan de Coolsingel. Op uitnodiging van Vivian Cheng, die deze keer de sessie hoste, hebben we rond het thema Strategische Portfoliomanagement een inkijk gekregen over welke stappen daar zijn gezet op dit gebied. Ook tijdens de introductie van CIO Mark Vermeer over onder andere hoe hij de Strategische Digitale (I) Agenda van de Gemeente Rotterdam positioneert gaf stof tot nadenken. Die van Vivian Cheng is beschikbaar via de online Kennisbank (alleen voor leden beschikbaar). 

In de open space workshop na de break hebben we een inventarisatie gedaan over relevante hulpvragen die we centraal konden zetten in de discussie. Uit alle input bleek dat “Effectieve Besluitvorming: wie doet dat, hoe prioriteer je dan en aan de hand van welke criteria”, vanmiddag het meest waardevol was om met elkaar te bespreken. De belangrijkste best practices: 

Stel een Adviesraad in 
De ervaring leerde dat het goed werkt om een zogenaamde “Adviesraad” vorm te geven en goed na te denken over wie met welke achtergrond hierin zitting heeft. De zetels in dit orgaan zouden formeel bekrachtigd moeten worden vanuit de RvB. Door deze plek worden niet alleen de eigen belangen geborgd vanuit de eigen werkplekomgeving, maar wordt juist voor de organisatie in zijn geheel besloten welke projecten prioriteit zouden moeten krijgen. De mensen in deze Raad zijn dus een goede en brede afspiegeling van de hele organisatie én de mening van een ieder telt even zwaar. Door veel inzicht te geven vanuit de Portfolio en veel voorafgaand voor te koken aan de veelal 2-jaarlijkse bijeenkomsten worden de beste resultaten geboekt. Voordeel is dat er niet achteraf nog wijzigingen plaatshebben, of dat er “vanuit een ander overleg” of “decibel management” geprioriteerd wordt.

Beperk het gebruik van criteria
Een andere goede les is om geen – of zo min mogelijk - criteria te gebruiken. Dit levert namelijk veel discussie op over de criteria zelf. Voorkom dat ze worden ingezet als wiskundige onderbouwing. Het gaat om het gesprek rondom de prioriteiten, gebruik criteria als middel, maar nooit als doel, en zorg dat ze objectief zijn. Een goede ervaring was om vanuit de ideeënkant te laten bepalen wat waardevol is om te gaan doen. Bijvoorbeeld door het organiseren van Innovatie Challenges. Ook als de verantwoordelijkheden in zelfsturende teams komt te liggen, wordt er uiteindelijk op feature niveau geprioriteerd (shortest job first). De strategische keuzes zijn immers uit de Adviesraad naar voren gekomen. 

De kracht van marketing en communicatie voor portfolio
Een andere topic dat aan de orde is gekomen is de “marketing en communicatie” van de portfolio. Een sponsor uit de organisatie, zoals de CIO kan vervullen, is zeer belangrijk hiervoor. Denk er ook eens aan om KPI’s op deze zachte kant van de portfolio in te zetten en bedrijf actief stakeholdermanagement. Dus: leg het PFM-proces uit, onderstreep de mogelijkheden, wees duidelijk over de strategische richting – en de afwegingen die gemaakt zijn. Het mooiste vanuit dit vakgebied is dat we kunnen laten zien hoe waardevol (goed?) het met de portfolio gaat: met dit stuurmiddel in de hand kan men hier en daar misschien met minder maatregelen uit de voeten?

Het grote “A”-woord* hebben we telkens proberen te vermijden in de discussies. Er zijn voldoende uitdagingen op de strategische invulling. De grote gemene deler met de inrichting van bijvoorbeeld het SAFE Framework, is dat je te maken hebt met veranderingen die tot aan het hart van de organisatie impact hebben. Hoe goed de processen en governance ook is, een cultuur is niet van vandaag op morgen om!

Bijeenkomst Kennisgroep (CEG) Portfoliomanagement 
Gemeente Rotterdam, 14 februari 2019 

* = Agile Portfoliomanagement