Hoe ziet het werk van een management assistant er in december 2020 uit?

Spreker en futurist Sara van Broekhoeven van de FutureTalentFactory heeft deze middag met haar vooruitstrevende aanpak en enthousiaste energie de toon gezet: “Kom in actie en bepaal zelf jouw eigen toekomst.” Het webinar bood de eerste stappen om deze uitdagende vraag te beantwoorden, met behulp van 2 toekomst voorspellende modellen: de scenariomethode en backcasting. 

Verslaglegging  
In dit artikel tref je de highlights van het webinar. Voor onze leden en deelnemers is er een uitgebreid verslag, de slides en vele extra’s beschikbaar. Daarin is de uitwerking van de backcasting-oefening opgenomen met o.a. een opsomming van de werkzaamheden van assistants die in de (nabije) toekomst behouden blijven, welke nieuw zijn en wat er verdwijnt. Ook zijn de resultaten van de uitvraag naar de uitdagingen en onzekerheden waar veel assistants mee worstelen in het verslag beschreven. De opname van de keynote is hier terug te kijken.

2 Toekomst voorspellende modellen: de scenariomethode en backcasting. 
De toekomst voorspellen blijft bijzonder moeilijk. Er zijn twee methodes waarmee je toch grip kunt krijgen op jouw toekomst en waarmee je veerkrachtig blijft. Je hebt namelijk de keuze om de toekomst die je overkomt (bijvoorbeeld de coronacrisis), om te zetten naar een toekomst die je zelf maakt aan de hand van de 2 toekomst voorspellende modellen: scenariomethode en backcasting. 

Scenariomethode 
Jij kunt zelf scenario’s maken. De scenariomethode leert je verhalend en gebruik makend van fantasie de toekomst voorspellen, met gebruik van ieders voorstellingvermogen. De fantasie ga je onderbouwen door middel van data en wetenschap ter ondersteuning. Aan de hand van de scenario’s kun je een stappenplan of strategie ontwikkelen, waarmee je toekomstbestendig bent en blijft. Scenarioplanning kan bijvoorbeeld voor jouw eigen job, een product of dienst wat nu binnen jouw organisatie onder spanning is komen te staan of de organisatie als geheel.

Om een beeld te krijgen bij deze methode, stipt Sara kort de 5 stappen aan om scenario’s te maken:  

1. Trends verzamelen. Zoek respondenten en input om de centrale vraag te beantwoorden: “Hoe ziet werk er na corona uit?” Wat zijn trends: zaken waar mensen sentimenteel van worden, onzekerheid of als een enorme uitdaging zien.
2. Trends clusteren. Cluster de input uit 1 en maak een top 5 van onzekerheden en uitdagingen.
3. Uitdagingen inschatten op impact. Let op dat je het niet te snel gaat hebben over zaken die uitdagingen zijn, maar weinig van impact zijn op de toekomst. De beste dialoog heb je over de zaken die uitdagend én grote impact hebben.
4. Toekomst scenario’s. Plot de 2 belangrijkste scenario’s op een assenkruis met daarin aangegeven de mate van onzekerheid en impact.
5. Storytelling. Verhalen vertellen; verzin kenmerken in elk kwadrant, neem een metafoor en bedenk in het metafoor verhalen. Deze manier van denken (creatief) daagt uit naar verder denken dan ‘normaal’, zo nodig in deze tijden en de tijden die gaan komen.

Heb je de scenariomethode als assistant in de vingers? Dan kan jouw rol als assistant in een (virtuele) meeting zijn dat je jouw vinger opsteekt en zegt: “Luister, ik heb een methode om scenario’s uit te werken voor de toekomst die niet alleen zijn gebaseerd op data en Excelsheets, maar ook op basis van fantasie en creatief vermogen. Mag ik dat faciliteren?” Probeer deze moderator rol eens uit, roept Sara op. “Want zakenreizen coördineren en vergaderruimtes faciliteren/omboeken zijn nu (even) niet meer nodig, dus wellicht heb je de ruimte om ook jou een beetje opnieuw uit te vinden. 

Backcastmethode
Wat doe je met backcasting? Je neemt een gericht moment in de toekomst (bijvoorbeeld “Hoe ziet mijn werk eruit in december 2020”), waarna je gaat terug redeneren hoe je daar gaat komen. Het geeft je een idee over de toekomst, vanuit een langetermijnvisie. Het is een systematische methode, gebaseerd op feiten. Ga niet in de afwachtende stand. Kom zelf met een plan. Het doel is om met de backcast het gesprek aan te gaan met jouw manager, met jouw werkomgeving. Neem ze in dat gesprek mee op reis naar de toekomst die maakbaar is.

In het webinar is tijdens een werksessie door 8 break-out groepen voor het volgende ijkpunt een backcast gemaakt:“Hoe ziet mijn werk er in december 2020 uit?"

De bedoeling van een backcast is om de volgende 3 vragen te beantwoorden:

1. Behouden. Wat blijft bestaan?
2. Innoveren. Wat is nieuw?
3. Keuzes maken. Wat verdwijnt?

Hieronder een gave samenvatting van de uitkomsten uit de werksessie:

Deze uitkomst laat zien dat hoe je het deed, niet meer hetzelfde zal zijn. En met zekerheid kunnen we zeggen dat wat assistants doen, nodig blijft! Stel jezelf hierbij de juiste vraag: “Hoe vind ik mezelf opnieuw uit en kan ik gaan doen wat nu nodig is?” Daar hoort ook bij dat je dingen niet meer gaat doen, ook terwijl jouw omgeving naar de oude werkzaamheden blijft vragen. 

Wat is de invloed van de huidige corona-situatie op het vak van de management assistant? 
De volgende vraag is in het webinar gesteld: ”Wat maakt jou nu onzeker; waar liggen jouw uitdagingen en wat maakt jou sentimenteel?” In volgorde van belangrijkheid:

1. Verbinding
2. Fysieke aanwezigheid
3. Mondelinge communicatie
4. Invulling werkzaamheden

Vervolgsessie 
Op donderdag 10 september 2020 van 12.00 - 13.30 uur komt er een follow-up sessie met het volgende programma:

1. Sara komt helpen met hele praktische tips om de gemeenschappelijke uitdagingen en onzekerheden om te buigen naar nieuwe energie en werkgeluk.
2. In de sessie van 18 juni hebben we gemerkt dat het organisatie overschrijdend uitwisselen en delen in break-outsessies over: ‘Hoe doe jij dat nou?’ en ‘Hoe gaat het met jou?’ een groot succes was. Dus in de vervolgsessie komt er weer een break-out, maar nu zonder opdracht (ter inspiratie: je zou met elkaar kunnen uitwisselen hoe je de nieuwe werkzaamheden vormgeeft). 
3. En tenslotte duiken we in de grootste uitdaging van assistants: ‘Hoe kun je de gevoelscomponent van verbinding op een andere manier terug laten komen in jouw functie?’

De assistants met een account en die zijn aangesloten op het netwerk van het CIO Platform Nederland ontvangen automatisch berichtgeving over de vervolgsessie op donderdag 10 september 2020. Ben je werkzaam bij één van onze lidorganisaties, maar heb je geen account en wil je wel graag deelnemen? Stuur dan een e-mail naar bureau@cio-platform.nl.