Vacature event coordinator

Het team van CIO Platform Nederland zoekt versterking! Onze leden, bestaande uit organisaties en bedrijven vertegenwoordigd door de Chief Information Officer (CIO), delen kennis en ervaringen over hun uitdagingen met digitale technologie. De digitale revolutie brengt snelle veranderingen in processen, benodigde vaardigheden, investeringen, kansen en risico’s met zich mee. Om de juiste keuzes te maken en organisaties optimaal te positioneren, is het leren van de ervaringen van anderen essentieel.

Zakelijke vereniging CIO Platform Nederland ondersteunt al sinds 2005 zo’n 140 CIO’s, CDO’s en hun ongeveer 1800 collega’s bij het delen van praktische kennis en ervaring. Dit helpt hen om hun rol beter in te vullen. We organiseren jaarlijks zo’n 50 bijeenkomsten, variërend van 5 tot 200 deelnemers. Onderwerpen zoals strategieontwikkeling, cybersecurity, transformatie, innovatie en agile werken komen regelmatig aan bod.

Ben jij die pro-actieve, sterk communicerende, zelfstandige event coördinator die het leuk vindt om, samen met de projectleiders, geweldige events neer te zetten? En zorg jij voor een zo rimpelloos mogelijk proces van opzetten van een event, via het uitvoeren van het programma tot en met de bedankjes na afloop en de communicatie rondom het event?  Reageer dan vóór 20 december met een goede motivatie en je CV, dan nemen we snel daarna contact met je op. Meer informatie over de rol vind je hieronder.

Dit vind je leuk om te doen:

• Projectopvolging van de events in nauwe samenwerking met de projectleider:
  • vastleggen informatie in onze back-office systemen
  • bijhouden en bewaken van interne projectplanning en -informatie
  • uitnodiging opstellen (o.b.v. inhoud projectleider) en mailings inplannen
  • coördineren van deliverables voor sprekers en hosts vooraf, zoals presentatie én nazorg (verwerking, recap, evaluatie).
  • coördineren van catering, techniek en logistiek on site
  • schrijven van linkedin posts over het event
  • bij events zelf gaat coördinator mee als gastvrouw/heer
• Eindredactie nieuwsartikelen en nieuwsbrieven. Elke week ontvangen de leden een nieuwsbrief met nieuwsartikelen (CIOpdate). Het is jouw taak om deze op detail na te lezen en evt. te verbeteren op het gebied van stijl, spelling en voldoen aan onze standaarden. Deze verschijnt in het Engels en Nederlands.
• Redactie van blogs en vlogs van onze leden. Aan de hand van een communicatiekalender delen onze leden hun kennis in blogs en vlogs. Jij helpt hier in de redactie.

Hier herken je jezelf in:

• Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag, dinsdag en donderdag.  Op termijn: vast op maandag en vrijdag, dinsdag of donderdag flexibel in te delen.
• Je hebt kennis en affiniteit of ervaring met coördinatie van events en het werken in bijbehorende systemen.
• Je hebt affiniteit met ICT, of staat ervoor open hierover te leren.
• Je bezit over een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt een MBO werk- en denkniveau en een opleiding gevolgd bij voorkeur in de richting van eventmanagement, managementassistent of directie assistent.

Benodigde competenties:

• Samenwerken en verbinden: Je bent de persoon die altijd de groepsapp levendig houdt. Je bent een echte teamspeler, je zoekt de samenwerking en het overleg op. Je stemt je eigen werk af met de projectleider en de backoffice coördinator. Je stelt het gemeenschappelijk doel boven het persoonlijk belang.
• Project – en resultaatgericht: Je focust op het behalen van afgesproken resultaten en doelstellingen voor de evenementen. Je grijpt in als de doelen niet haalbaar lijken. Je werkt doelgericht zonder omwegen, houdt planningen, deadlines en afspraken in de gaten, en spreekt anderen aan op het naleveren van hun input volgens planning.
• Klantgericht: je bent servicegericht en hebt oog voor de behoeften en wensen van de leden met betrekking tot de events.
• Zelfstandig en zelfredzaam: Je kunt zelfstandig werken, maar weet ook wanneer je de noodlijn moet bellen (lees: je collega’s). Je werkt veel vanuit huis aan een gezamenlijk resultaat voor en met de leden. Het bureau vergadert ca. 1x per maand op een locatie in Utrecht, verder zien we elkaar bij de diverse bijeenkomsten.
• Communicatief sterk: Je communiceert moeiteloos en helder, zowel schriftelijk als mondeling, in zowel Nederlands als Engels. Je gebruikt correct taalgebruik, verplaatst je in de ontvanger, en formuleert kort en bondig met een duidelijke opbouw.
• Accuraat: The devil is in the details. Je hebt een oog voor detail dat zelfs Sherlock Holmes jaloers zou maken. Je zorgt voor de hoge kwaliteit van onze bijeenkomsten en contacten door je natuurlijke nauwkeurigheid in de voorbereiding, uitvoering en nazorg van alle werkzaamheden.
• Betrokken: Je bent altijd bereid om de handen uit de mouwen te steken, zelfs als dat betekent dat je een vlag moet ophangen. Je draagt graag bij aan de uitstekende resultaten van het bureau. Door de kleine omvang van het team pak je soms, in overleg met collega's, taken op die niet direct onder je functie vallen. Af en toe kan dit ook in de avonduren zijn.
• Fit met bureaumedewerkers: het kleine team van het bureau (7 medewerkers) bouwt op deskundigheid, vertrouwen, open communicatie en hart voor de zaak. Daar moet je bij passen en aan bijdragen.

Dit zoek je verder in een baan:

• Afwisseling en ruimte voor flexibiliteit. Wij vragen flexibiliteit aan jou, maar geven dat ook aan jou terug. In overleg combineer je dit werk makkelijk met hobby’s, studie, gezin of andere (vrijwilligers)werkzaamheden.
• Mooie doorgroeimogelijkheden in bijv. communicatie of projectleider voor bepaalde events.
• Wij bieden een marktconform arbeidsvoorwaardenpakket met vergoedingen voor pensioenopbouw, voor jouw persoonlijke ontwikkeling en voor de inrichting van jouw werkplek en 15 vakantiedagen op basis van een dienstverband van 20 uur per week (6 weken vakantie per jaar).
• Voor woon-werkverkeer naar onze meetings of bijeenkomsten ontvang je reiskostenvergoeding of reis je eerste klas met de trein.
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid om je functie uit te voeren.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en training.

Enthousiast?
Reageer dan vóór 20 december via e-mail naar Ankie Tooten, Team Lead Operations & Events (ankie@cio-platform.nl) met een goede motivatie en je CV, dan nemen we snel daarna contact met je op. Een opdracht voor het schrijven van een korte Nederlandse en Engelstalige tekst aansluitend op de sollicitatiegesprekken behoren tot deze sollicitatieprocedure. Toch nog wat vragen? Neem dan ook gerust contact op met Ankie via mail.

Let op! Wij hebben de volgende interviewdagen gereserveerd in Utrecht (nabij CS): dinsdag 7 en voor de 2^e en laatste ronde dinsdag 14 januari.