“Een CIO is zo sterk als haar/zijn team”. Dat hoor je vaak als statement. Maar voor vele CIO’s en hun (senior) managers geldt net zo sterk “een CIO is zo sterk als zijn/haar assistent/PA”. De rust en structuur die een goede assistent brengt is van enorme waarde zowel in tijden van crisis als op momenten dat we strategisch over de toekomst denken. Als CIO weten we dat de Tech van vandaag niet de tech van morgen zal zijn; dat we slim moeten investeren om ook in de toekomst succesvol te zijn in het dragen en innoveren van onze bedrijven. Maar realiseren we ons voldoende dat dat ook geldt voor die onmisbare rol van onze assistenten? Dat die rol naar de toekomst toe niet vanzelfsprekend is? Dat we hier ook aandacht voor moeten hebben om in de toekomst nog net zo sterk te staan als nu?
Deze blog brengt dit onderwerp tot leven – en geeft meteen houvast voor gerichte actie. Laten we die handschoen oppakken!

Wat nou als er over 5 jaar geen nieuwe management assistenten/office managers/secretaresses etc. afstuderen? De laatste tijd houdt mij deze vraag behoorlijk bezig. In mijn regio Haarlem – Hoofddorp worden de klassen steeds kleiner en is de beroepsopleiding management assistente  “an sich” al losgelaten. Het valt onder zakelijke dienstverlening. Dit betekent dat over een aantal jaren het vak management assistente zoals het nu wordt ingevuld hoogstwaarschijnlijk niet meer zal bestaan.

Natuurlijk, tijden veranderen, en er kan veel via de smartphone worden gedaan. Maar wie maakt dan de complexe afspraken, wie zorgt dat de agenda klopt, wie is de degene op de achtergrond die alles regelt? Een goede management assistente zorgt voor structuur, ontzorgt, houdt het overzicht, bewaart de rust en is een luisterend oor.

Dat er steeds minder studenten zijn en daardoor straks schaarste in mijn vak, lijkt mij een niet wenselijke ontwikkeling. Ik kan naar het huidige onderwijs wijzen maar ik kan ook mijn eigen verantwoordelijkheid hierin nemen. Mijn kennis en kunde aan de volgende generatie doorgeven, jongeren enthousiast maken over mijn prachtige vak dat zijn mijn persoonlijke uitdagingen. Ook al is mijn invloed beperkt, wie weet waartoe het kan leiden?

Via het Studiecentrum Bedrijf en overheid (SBB) heb ik gezorgd voor een erkenning van de opleiding zakelijke dienstverlening voor mijn ziekenhuis. Vervolgens wordt de stage dan aangeboden aan studenten. Zo heeft M. zich gemeld voor een stage. Een jonge frisse dame die aan het begin van haar carrière staat. Een leuk en goed kennismakingsgesprek volgde. Zij start in november voor een periode van 8 maanden.

Goede stage
Reacties uit mijn omgeving waren vooral: “weet je het wel zeker? Het is veel werk. Heb je daar wel tijd voor?” Tja dat is natuurlijk een afweging. Maar ik ben overtuigd dat een nieuwe generatie assistenten niet vanzelf ontstaat. Dat begint met goede stage begeleiding. Vaak hoor ik dat stagiaires vooral goed zijn in koffie halen, printjes maken en archiveren. Dat hoort erbij maar daar leren ze natuurlijk niets van en krijgen zeker geen juiste indruk van het vak. Een goede stage begint bij het afspreken van leerdoelen, duidelijke afspraken maken en verwachtingen over en weer uitspreken. Voor mij is het zelf ook heel leerzaam. Waarom doe ik de dingen op deze manier? Kan het misschien ook anders? Vaste patronen kunnen ter discussie komen te staan. De jeugd is digitaal heel handig. Daar kan ik weer van leren!

Het is zo’n mooi waardevol vak!
Daarom mijn oproep aan alle assistenten en CxO’s om onze mooie beroep “door te geven”. De CxO’s spelen hierin een cruciale rol. Zij zijn degenen die de waarde van een goede management assistente ervaren. Geef je management assistente de tijd en ruimte om een goede stage aan te bieden.

Heb ik je geïnspireerd en heb je nog vragen? Mail me via jvanderkolk@spaarnegasthuis.nl

Judith van der Kolk
management assistente ICT
Spaarne Gasthuis