Future proof assistant

<<leestijd 5 minuten>>

De groep van ruim 30 assistants van toonaangevende bedrijven was te gast bij het distributiecentrum van Wehkamp in Zwolle. Gastvrouw Janny Kerkdijk, Executive assistant van CIO Kees Jans, heeft het inspirerende programma en de gastvrije ontvangst van deze dag verzorgd. In dit blog delen we de highlights van deze boeiende middag. 

Now, Next, Later
Iedereen kent Wehkamp van de papieren catalogus. Kees Jans, CIO van Wehkamp, deelde hoe het hen is gelukt de digitale transformatie in te zetten naar hét online warenhuis voor gezinnen in Nederland. Inmiddels bestaat de organisatie 65 jaar en verstuurt het meer dan 10 miljoen pakketjes per jaar. Veranderingen gaan vandaag de dag zo snel, dat je als bedrijf continu in beweging moet blijven. Concurrentie is er snel bij en kapers op de kust nemen anders voor je het weet jouw business over. Wehkamp realiseert continue vernieuwing door telkens te bekijken wat ze NU kunnen doen. Oftewel: now, next, later.

Learn, Laugh, Lead
Om te kunnen transformeren zijn alle medewerkers hard nodig. Met als doel: de #1 in de hoofden en harten van gezinnen in Nederland blijven. Learn, Laugh, Lead vormt hierin de basis. Oftewel: blijf groeien, maak plezier en maak het verschil door krachten te bundelen. De volgende principes zorgen voor de uitvoer van deze missie: omarm de klant, wees transparant in alles, denk groot, begin klein, data x visie = inzicht, maak keuzes. Op werkenbij.wehkamp.nl lees je alle details over de cultuur van Wehkamp en hoe dat er in de dagelijkse praktijk uit ziet. Tenslotte benadrukt Kees dat de CIO en de management assistant elkaar versterken in de veranderende organisatie. 

De robot te slim af
Als assistant van Kees Jans heeft Janny Kerkdijk van dichtbij de impact van digitale transformatie op haar vakgebied ervaren. De robot komt er aan en in hoeverre neemt de robot het werk van de ‘echte’ assistant over? Janny en haar collega assistants gingen de uitgading aan: ze zijn op onderzoek en ontdekkingstocht gegaan om de robot een stap voor te zijn. Het team leerde in dat proces werk te creëren waar ze écht blij van worden en wat ook nog eens van toegevoegde waarde is voor de organisatie. Lees verder hoe ze te werk zijn gegaan: 

Zorg voor support van jouw manager
Met externe hulp is de vernieuwde manier van samenwerken gerealiseerd. Een coach is ingeschakeld om ieders persoonlijkheden nader te onderzoeken en andere manieren van communicatie aan te leren. In plaats van reactief werd een pro-actieve mindset eigen gemaakt. De assistants zijn nu ieder verantwoordelijk voor het invullen van het eigen werkgeluk. Waardevolle tip van Janny: voordat je je anders gaat organiseren -> vraag support bij jouw manager en zorg dat jouw organisatie open staat voor de nieuwe manier van werken. Geef samen met jouw manager invulling aan jouw nieuwe rol. Ga met elkaar in gesprek. Vraag waar hij/zij behoefte aan heeft en waar jij daar een rol in kunt spelen. 

Sara van Broekhoven, founder van FutureTalentFactory, verzorgde een energieke en mindset veranderende keynote. Met de strekking dat we ons niet willen laten verrassen met het gegeven dat het vak van executive assistant over 5 jaar niet meer bestaat. Neem het heft in eigen handen en pak de kansen die er liggen in jouw eigen werkomgeving! 

Zichtbaarheid vergroten
Veel assistants zijn het liefst onzichtbaar. Sara roept op jezelf zichtbaar te maken. En doe dat het liefst morgen al. Het is een talent om als ‘stille kracht’ je werk te doen, maar schiet je daar in door: dan word je onzichtbaar. Realiseer je dat jij de verbindende factor bent, het centrale middelpunt van de organisatie. Zichtbaar worden doe je bijvoorbeeld door jezelf te presenteren als trendwatcher. In jouw positie hoor je vaak als eerste tijdens vergaderingen ideeën over de richting van de organisatie. Denk dan actief mee, durf vragen te stellen en durf je mening te geven. Domme vragen bestaan niet. Boost je zelfvertrouwen.

Robot vs. assistant
Sara adviseert de samenwerking op te zoeken met de robot in plaats van weerstand te bieden. Laat de robot dingen doen die jij niet leuk vindt. De komst van de robot is tevens een uitnodiging om jouw talent te ontdekken welke een robot niet kan overnemen. Jij kunt als mens onverwachte WAUW-momenten creëren die een robot niet kan bedenken, wees creatief. Durf aan te geven wanneer iets niet meer relevant is. Blijf met frisse blik kijken naar processen die al lange tijd bestaan. 

Zingeving
“Wanneer verwonder je je wel eens binnen jouw eigen bedrijf”? vraagt Sara aan de deelnemers. Dit zijn namelijk dé momenten om jezelf zichtbaar te maken en om een bijdrage te leveren in een oplossing. Signaleer het probleem, ga netwerkend te werk om andere mensen te betrekken bij het oplossen van het probleem. Vraag je af wie bij het oplossen binnen of buiten het bedrijf kan helpen. Zet deze mensen samen aan tafel om gezamenlijk het probleem op te lossen. Dit kan een robot niet doen. En tegelijk zit hier dé zingeving van jouw werkzame leven. 

“leuk” + extra’s = future proof 
Sara daagt iedereen uit om zichzelf 3 maanden lang aan het einde van de werkweek de vraag “wat vond ik leuk deze week?” te stellen. Verzamel na 3 maanden alle vellen papier en haal de rode draad er uit. Dit is het werk dat je graag wilt (blijven) doen en wat je leuk vindt om te doen. Realiseer je dat in 45% van het werk dat mensen nu uitvoeren, vroeg of laat de automatisering toeslaat. Sara: “Alles wat op een functieprofiel als taak opgesomd staat, kan een robot overnemen”. Denk dan aan het inplannen van afspraken, reizen boeken, wagenpark beheren, notuleren. Zorg ervoor dat je díe standaard werkzaamheden langzaam vervangt door andersoortig werk, de extra’s. Probeer met je manager af te stemmen dat je 80% van je tijd besteedt aan het werk dat je moet doen en 20% van je tijd benut om jouw toegevoegde waarde te benutten. Ga doen wat je anders niet zou doen omdat het niet in je functieprofiel staat. Ga dat doen wat mensen niet verwachten, maak ruimte voor de echt leuke dingen. Leg verbindingen binnen de organisatie. Dit zijn dé ingrediënten om future proof te blijven! Zorg goed voor jezelf. 

Ontdek jouw talent en blijf future proof!